どうも！保育士園長のまゆあです。
今回のテーマは「保育士同士の情報共有」です。
保育において情報の共有をすることはとても大切です。
保育士同士、保育士と調理、園長と部下、保育園と保護者･･･など、様々な形で情報の共有が行われます。
大切な事である一方、こんな声も耳にします。
・保護者に伝えるべき情報が伝わっていない
・勝手に話が進んでいる
きっとこんな経験をお持ちの方は多いのかなと思います。
情報共有がされていないと、保育に支障が出てしまうことも考えられます。
無用なトラブルは避けたいものですね。
ここではなぜ情報の伝達ミスを無くし、どうやったらうまく情報共有が行えるのかをお伝えしていきたいと思います。
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保育士同士で情報の伝達ミスはありませんか？
保育士同士の情報伝達ミス。
本来であれば起こしてはいけないものです。
こうしたミスが起きることで
・伝えるべき情報が伝わらず、保護者トラブルにつながる
・担任間で保育のやり方に相違がでてしまう
こんなことが起こるようになります。
どれも防ぎたいものですし、防げるものではないでしょうか。
特にトラブルになってしまうと、その後の信頼関係にも影響が出てしまいます。
保育は信頼が命の仕事。
信頼を無くしてしまうような行動はなくした方が良いですよね。
伝達ミスが起きると情報の共有が難しくなり、チームとしての行動が取れなくなってしまう可能性もあります。
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情報共有ができない原因は？
複数担任制による偏り
まずよくありがちなのが「複数担任制」です。
複数担任制自体はほとんどの低年齢児クラスに見られますので、特にそれが悪いというわけではありません。
ここで良くありがちなことがあります。
例えばこんなことはありませんか？
・4人担任で先輩と後輩に分かれてしまう
上記は一例ですが、二人は知っていて残りの一人が知らないとか、先輩二人で決めて後輩二人は知らされていないとか、そんな経験をお持ちの方は多いと思います。
こういう状態だと情報共有ができていないという事になりますよね。
そして、意外とこの点を意識している方は多くないように思います。
先輩・後輩の差
複数担任にもつながるところですが、先輩・後輩で情報に差があったりもします。
例えば行事の担当ですが、先輩と後輩が組んで行事の担当をする場合、たいてい先輩が内容を決めて後輩はわからないままついていくというケースがあると思います。
先輩としては経験が浅い後輩の為を思って自分自身がなんでもやってしまいがちです。
その結果、先輩は余裕がなくなって後輩と十分なコミュニケーションが取れずに情報共有が十分になされい事もあります。
他にも、園長などから先輩に話が下りてそこで止まってしまうケースや、ちょっとした雑談の中で決めてしまって勝手に動き出すというケースもありますね。
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相手の理解度を分かっていない
意外とあるのが「相手の理解度を分かっていない事」です。
伝える相手と経験や理解度などが全く同じという事はありませんよね。
大なり小なり理解度の差があるはずです。
普段からコミュニケーションを取っていると、相手が何を考えているか、どれくらいわかってくれたかが何となく分かりますが、相手の事をしっかり理解していないと、情報を伝えても実はあまり理解できていないといった事が起こります。
このズレが生じたままで共有したことになると思いますか？
様々な意見があると思いますが、個人的には伝える側は共有した気になっても、伝えられた側はそう思わないと思います。
情報を目に見える形にしていない
情報を伝える手段はいくつかありますが、大抵は「言葉で伝える」事がメインとなるのではないでしょうか。
言葉で伝えるのは簡単ではありますが、その反面、言葉は人の記憶に残りづらく、記憶もあいまいになったりと不正確な部分も多くあります。
確実なのは視覚的に見れるようにする事です。
情報共有がうまくいくかは、情報を目で見える形にしているかそうでないかでも変わってくるのではないでしょうか。
言葉にプラスして視覚的に見れる様にしないと情報の共有が不十分になる可能性があります。
併せて情報を見るという意識付けも大事になります。
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こうしたら保育士同士の情報共有はうまくいく
なぜ情報の共有が必要なのかを理解する
まず、情報の共有がなぜ必要なのかを全員が理解するところから始めてみましょう。
情報共有が必要な理由はいくつかあります。
・職員同士の連携を最大化する為
・保育に対し、人でブレや差を出来る限りなくすため
・保護者トラブルを回避する為
などなど
上記は一例ですが、各園に合った情報共有が必要な理由があるはずです。
ちなみにうちの園の場合は
・バラバラな保育にならない様にする為
・報告・連絡・相談の意識付け
この辺がメインです。
どれも大切な理由だと思いませんか？
理由がきちんと理解できていれば、自然と意識が高まってきます。
意識が変わるだけで情報共有もうまくいくようになりますよ。
集まって話す時間を少しでも作る
保育をしていると中々じっくり話す時間が無いと思います。
しかし、だからと言って話す時間を設けなくて良いのかといったらそうではありません。
一日に何十分も時間は作れないかもしれません。
しかし、5分程度でも良いので情報共有の時間を作ると違ってきます。
一日5分でも平日だけで30分ぶんくらいにはなりますからね。
ちりも積もれば山となるではないですが、こうして考えてみると意外と時間が取れる様な気がしませんか？
その日の事を共有するだけならそんなに時間はかからないと思います。
コミュニケーションも兼ねて話す時間を意識的に作っていきましょう。
先輩の方から後輩に歩み寄る意識を
担任間で先輩・後輩の上下関係があると、後輩職員は話しかけづらかったり、言い出しにくい事もあると思います。
それ故に情報共有が上手くいかないという事だってあるでしょう。
関係によっては後輩が報告すべきことを隠してしまう可能性もあります。
これを無くすには先輩の方から後輩に歩み寄っていく必要があります。
・情報共有しやすい状況を作る
・先輩から聞きに行く
これらは全て先輩として大切なことではないでしょうか。
先輩の背中を見て育っていくという時代は終わっています。
今は先輩の方から後輩に歩み寄って一緒に進めていかなくてはいけない時代です。
様々な研修の場でも同様の事が言われています。
上下関係を無くすことまでは必要ないですが、先輩の方から気にかけていくと情報共有がしやすい環境になっていきます。
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情報を目で見える様に工夫する
情報を目で見える様に工夫する事も上手くいかせる一つの取り組みになります。
大抵の園で使われているのはノートでしょうか。
手軽に扱う事ができるので目で見える様にするツールとしては最適な物になると思います。
しかし、ノートに記す意識がないと全く意味をなさないでしょう。
ですので
・情報を残す時間を周りが作ってあげる
・情報を見る時間を作る、促す
・必ずみないといけない様なシステムを作る
など、園の状況に合わせて工夫してみましょう。
必ず伝えあえる様な工夫と配慮を園全体で行っていれば情報共有もスムーズにいくはずです。
共有ツールの導入
今の時代は情報共有に向いた便利なツールが沢山あります。
その代表格はやはり「LINE」でしょう。
園で、クラスでLINEグループを作っている園は多いと思います。
他にもGoogle DriveやEver Noteなどで情報共有をしても良いですし、コドモンなどのアプリでも同じような機能があります。
しかしながら、これらは一見便利なように映りますが、個人情報の取り扱いには十分気をつけましょう。
後々面倒なトラブルに発展しかねません。
個人情報は保育園において重要な守秘義務になります。
ですので、これらのツールを使う際は、必ず園内ルールを作成してからが無難です。
統一したルールが無いとどこかでほころびとなって現れます。
個人情報が載らない形での運用を考えていきましょう。
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情報共有は確実に行おう
情報共有が大事というのは誰もが分かっている事だと思います。
しかし、いざ保育の現場にいると中々上手くいかない事も多くあるのが実情でしょう。
情報共有を確実に行う事は保育園の運営に良い影響を与える事は間違いありません。
良い影響を与える事を積極的に行う事は悪い事ではないですからね。
しっかりとした情報共有をもとに、チームとしてより団結していきたいものですね。
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