業務の効率化に効果あり！保育書類を「簡潔に書く」為の3つの方法

どうも！保育士園長まゆあです。

 

今回は保育書類を簡潔に書く方法を紹介していきたいと思います。

 

保育者にとって保育書類の作成は切っても切れない業務です。
昔と異なり今はICT化も進み、タブレットなどを使って保育書類を書く事例が増えました。

 

さて、皆さんは保育書類を作成する際、どのくらい時間をかけているでしょうか？
また、どのくらいの文章量になっていますか？

 

中々うまく書けず、気づいたら膨大な文章量になっていた、なんてことはありませんか？

 

沢山書きすぎて書類に割く時間が多くなり、結果残業になってしまった、持ち帰りにしてしまった、そんな経験はありませんか？

 

 

いきなり質問ばかりしてしまいましたが、書類の作成は中々労力がいるもので、負担も大きいです。
この時間を減らす事ができたら良いと思いませんか？

 

そこで大切になるのが「簡潔に書くこと」。
書類を簡潔に書くことができれば

 

 

まさに良いことだらけなのです！

 

そこで今回は保育書類を簡潔に書くための方法を3つ紹介します。
簡潔に書くすべを身につけて、効率よく業務を行っていきましょう。

 

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保育書類がうまく作成できずに困っていませんか？

保育業務では様々な書類を作成しています。

 

パッと挙げるだけでも下記のような書類があります。

 

 

 

保育者の仕事はこどもたちの保育をするだけではありません。
業務時間内に保育書類の作成も行っています。

 

 

どうにか時間のやりくりをして作成しているわけですが、作成する際にこの様な悩みが見受けられます。

 

 

 

こうした悩みは「文章を簡潔に書けるようにする事」で解決できる可能性があります。

 

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簡潔に書いていくことで「効率」も上がっていく

文章を簡潔に書けるようになると、「分かりやすい文章を素早く書ける」ようにもなれます。
また、簡潔に書くことができると、それだけ文章を書く時間も短くなりますよね。

 

つまり、「業務の効率が上がっていく」ということになります。

 

効率よく処理する事ができれば他の保育業務も行えますし、仕事が早くなって残業せずに済むかもしれません。

 

これだけでも簡潔に書く事の素晴らしさがお分かりいただけたかと思います。

 

文章は書きたいことがまとまらないと膨大な量になる傾向にあります。
書く量が多くなると、それだけ時間がかかってしまいますし、伝わりにくい文章になってしまいます。

 

これだと効率は良くないですよね？

 

では簡潔に書くためにはどうしたら良いか、次に方法を3つ紹介していきます。

 

 

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保育書類を簡潔に書く3つの方法

書きたいことの「主題」を決める

まずは書きたいことの「主題」を決めましょう。

 

何事もそうですが、書類を書くスペースには限りがあります。
その限られたスペースに中にこどもの姿をかくわけですが、こどもの姿をしっかり伝えようと沢山の事を書いてしまうケースがあります。

 

 

 

一つの文に沢山の出来事を詰め込んでしまうと、読みづらいです。
何が言いたいのか分からなくなりますし、何より読み手に伝わらない文章になってしまいます。

 

ですのでまずは主題を決めて書いていきましょう。

 

主題がしっかり定まっていれば、読み手側は「この事について書きたいんだな」と理解する事ができます。
その際、一文の中に書く主題は一つが無難です。
また、書く側としても主題が決まっていれば迷う事が無くなります。

 

保育書類を書く際は、まず主題を決めることから始めていきましょう。

 

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具体的に書いていく

曖昧な表現は相手に伝えたい事が伝わりません。
ですので、簡潔な文章を書くために具体的に書いてみましょう。

 

簡潔に書くと文章量は減る一方で、具体的に書くと文章量が増えてしまいますが、記録として残るものですからある程度の情報は必要です。

 

例えば具体的に書くなら

 

 

この様な感じです。

 

友だちと遊んでいたというだけでは状況は分からないですよね？
「何をして」「どの様に」「誰と」といった状況を説明する具体的な言葉も添えると、伝わりやすい文章になります。

 

簡潔に書こうと思って言葉を省きすぎても良くないです。
相手に伝わらなければ文章としては意味を成しません。

 

具体的な言葉を添えて書いていくように心がけましょう。

 

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主語と述語の関係に気を付け、文を区切る

普段文章を書く時に、主語と述語の関係に気を付けていますか？

 

主語と述語は小学校で習うもの。
ただ、大人になってから改めて考えてみると「あれ、どうだったっけ？」となるかもしれません。

 

改めておさらいですが

 

 

この様になります。

 

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それを踏まえて考えていきますが、例えば児童票の文章で

 

 

こんな感じの文章を作ったとします。
（適当に作った文章なのですごく雑です。）

 

これだと頭に入りづらいですよね。

 

この文の場合、主語は「本児」、述語は「入った」です。
（イヤイヤ期に、は修飾語）
主語と述語が遠い場所にあると分かりにくい文章になります。

 

なので、なるべく近い場所に持って行ってあげましょう。
その上で短く文章を区切っていくと簡潔な文章になります。

 

 

どうでしょうか？
短く文を区切り、主語と述語を近い所に持ってきました。

 

更に、主張（イヤイヤ期になっているかも）を最初に持ってきて、その理由や事実を次に書く事でまとまった文章にもなります。

 

 

簡潔に書く為に短い文章は必須。
長くだらだらとした文章ではなく、短い文章で主語と述語を意識し作成するように心がけていきましょう。

 

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意識して書くと上手になっていきます！

初めは難しく感じても、慣れてくれば自然と書けるようになっていきます。

 

そこで大事になるのが「意識して書く」こと。
意識しないでただやみくもに文章を作成しても、伝わりにくい文章を作ってしまうだけですし、何より成長しません。

 

 

 

今回紹介した3つの方法

 

 

この3つの方法を実践するだけでも簡潔な文章に近づいていきます。

 

忙しい中で取り組むのは大変ですが、積み重ねていけば保育者としてレベルアップすることができます。

ぜひ一つずつ取り組み、簡潔に書けるスキルを身につけてみてくださいね。