どうも！保育士園長まゆあです。
今回は「保育書類の提出期限を守れるようになる方法」というテーマで書いていきます。
保育では保育書類の作成が求められます。
こどもたちの記録（年間指導計画や週案など）や行事の立案などの他に、園独自の書類を作成する所もあるでしょう。
大体の書類作成には期限が設けられることがほとんどです。
書類がいるいらないの議論は一旦横に置いておきますが、提出期限が設けられているのであれば守りたい所。
例えば9月の月案を作成しなければならないのに10月までやらないのはダメですよね？
ただ、保育業務は多岐に渡り、時間がない中で必死に作業しています。
その中でどうしても期限に間に合わない時もあると思います。
そこで今回は保育書類の提出期限を守れるようになる方法を4つ紹介します。
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提出期限に間に合わなくて悩んでいませんか？
保育者の悩みの一つでもある保育書類作成。
運営上必要な書類もありますが、園独自の書類などもあり、仕事が溜まってしまうと処理するのが大変になってしまいます。
書類作成には提出期限が設けられていることがほとんどだと思います。
ただ、期限が決められているけど、業務の多さもあって間に合わない、作成する時間がないといった悩みを抱えている保育者さんは多いのではないでしょうか。
中には持ち帰りをして仕事を処理する方もいます。
私も経験ありですが、家に持って帰って仕事をしてしまうとプライベートを犠牲にしてしまうので良くありません。
なので、提出期限を守って出すことができたら、プライベートの時間も確保できるようになるはず。
次から実際に守れるようになる為の方法を紹介していきますので、できることから挑戦してみましょう。
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方法①書けそうな出来事をメモしておく
提出期限に間に合わない原因の一つが「作成に時間がかかる事」です。
書類を作成しようと思ったけど何を書こうか迷ってしまう、何を書いたら良いか分からずにただ時間が過ぎる、こういった経験を持つ方は多いと思います。
ですので、かけそうな出来事はメモに残しておくことをおススメします。
書類の作成は「何を書くか明確にしておく」ことで作成速度を上げる事ができます。
書くための下準備として情報の収集を行うという作業が必要で、これは日々の隙間時間を利用して行えます。
保育をしていると
「あ、この姿書けそうだな」
「次はこういったアプローチをしようかな」
と気づいたり思いついたりする瞬間がありませんか？
その場で書けなくても、その日のうちに書き貯めておけば書類作成の役に立ちます。
何日も経ってしまうと思い出せなくなりますので、早めに取り組むのが吉です。
サッと書き貯める癖をつけていくと、こどもの姿を見返せるようになります。
すると、書くことが明確になり、書類作成の速度も上がります。
そうなると期限に間に合うようにもなってくるので意識してみてください。
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方法②定型を決めてしまう
定型を決めてしまうのも一つの方法です。
方法①と組み合わせるとより効果を発揮します。
定型を決めるとはルールを決めるという風な言い方もできます。
園のルール、自分なりのルールを持って作成すれば迷う事が少なくなるのではないでしょうか。
作成速度を落としてしまう原因の一つに「迷い」があります。
どう書こうか、何を書こうか、どれくらい書こうか、一つ一つに悩みが生じると中々書けません。
そこで自分なりの定形文やルールを決めてしまって書くことで迷いを減らし、書類作成速度の向上に繋げようと言うものです。
この方法は毎月、毎週など繰り返し書く書類に効果を発揮します。
もちろん、毎回こどもの姿は違うので全く同じ文章にはならないですが、どういった順番で書くのかが決まっているだけでも作成スピードが速くなります。
作成速度の向上は期限を守る事にも繋がります。
繰り返しになりますが、意識したいポイントですね。
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方法③クラスごとに進捗を把握していく
クラスごとに進捗を管理していくと、お互いに提出期限を意識できるようになるのではないでしょうか。
例えば複数担任であれば交代で週案や月案などを作成していると思います。
お互いにどんな状況かを把握しあっておけば、フォローしあうこともできますよね。
一人では難しいことも複数人で取り組めば提出期限に間に合わせられる。
こういった取り組みも期限を守れる可能性上げる取り組みです。
お互いに声を掛け合いながら、「クラスとして書類作成を取り組めるような環境」を整えていく事も必要かもしれませんね。
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方法④時間捻出に向けた職員同士の協力
方法③に加えて職員同士で作成時間を捻出できるようになると園全体としての意識も高まります。
これはノンコンタクトタイムを作るという事にも繋がります。
こどもたちから離れて書類を作成できる環境を作る事は、集中して書類作成できるだけでなく、職員の働きやすい環境作りにもなります。
園長、主任だけでなく、クラスリーダーなど全体で協力していくと、ノンコンタクトタイムが作りやすくなります。
書類を作成する時間が業務時間内にできれば職員の負担も軽くなるはず。
提出期限に間に合わせられる様になる可能性もぐっと上がるので、協力し合っていきましょう。
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タブレット入力の裏技？音声入力のススメ
保育業界もICT化促進の為、タブレットなどを導入してアプリで書類作成をするケースが増えてきました。
若い職員や慣れている職員がタブレットを使って文字を入力する事はたやすいと思いますが、打つのを苦手に思っている方も多いと思います。
そこでお勧めしたいのが「音声入力を使用すること」です。
入力する内容が決まっていれば書くよりも打つよりも、話して入力した方が早いです。
音声で直接入力する事に慣れれば、作成速度も上がります。
年々タブレットも進化しており、特にiPadだと変換も含めてほぼ正確に入力してくれます。
タブレットなどの機器限定の話にはなりますが、活用している保育園も多くあると思いますので、利用できるものは利用していきましょう！
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園長先生向け→書類作成の時間を確保できていますか？
これは園長や主任、経営層の方向けのお話ですが、業務に必要な書類作成にどれだけの時間が確保できているかを考えた事はありますか？
職員が保育するだけで手一杯の状態であれば、その他の業務をこなすことができません。
人手不足は保育者を疲弊させる原因になりますし、一人ひとりの負担がものすごく多くなれば離職の原因にもなります。
負担が大きい状態で書類作成や提出期限を守る事まで強制させるようなことがあるとするならば、かなり厳しい環境にあると思ってしまいます。
経営状態によっては新たに人手を増やすことは難しいかもしれませんが、保育以外の業務に対してどれだけ時間が確保できているのかを知っていなければ改善も難しいと思います。
先ほどもノンコンタクトタイムのお話をしましたが、今後は職員の負担を減らしながら運営する、その上で提出期限を守れるような環境が良いと私は思います。
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提出期限に対する意識を高めていきましょう！
今回は若輩者ながら、職員、経営層双方に想いを書いてみました。
提出期限が設けられているのであれば守るべきものではありますが、一方で職員の負担が大きい保育業界でどこまで守れるかは法人ごとの取り組み次第でもあります。
今回は方法を4つ紹介しましたが職員間でも取り組めることはあります。
できることから始めてみましょう！
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